بهترین نرم افزار مدیریت کارهای روزانه (شخصی و سازمانی)

آیا فهرست فعالیت‌هایتان را نوشتید اما آنها را کامل نکردید ؟ نمی‌دانید چگونه به فعالیت‌هایی که می‌دانید باید انجام دهید نظم بدهید ؟ در این مقاله به سراغ معرفی نرم افزار مدیریت کارهای روزانه خواهیم رفت.

برنامه‌های مناسب برای مدیریت وظایف شخصی و یا مدیریت وظایف پرسنل سازمان به صورت گروهی تا فرآیند فعالیت‌ها و کارها به خوبی پیش برود.

مدیریت زمان مسئله مهم

برکسی پوشیده نیست که اولین دغدغه مدیران زمان است و تمامی مدیران دغدغه آن را دارند که ابتدا زمان خود را برای انجام کارها مدیریت کنند و همیشه نگرانی این را دارند که با توجه به زمان موجودی که دارند می توانند کارهای خود را انجام دهند و حتی کارهایی که به بقیه سپرده اند را نظارت و راهنمایی کنند؟

احتمالا مدیران روش هایی را امتحان کرده و می کنند مثلا نوشتن روی کاغذ یا برگه یادداشت ها یا نوشتن روی تخته وایت بردی که جلو چشمشان باشد و برخی هم روش های نرم افزاری یا موبایلی را انتخاب می کنند. با توجه به این که خیلی از افراد موبایل را در اختیار دارند و در دسترس همیشگی آنهاست، استفاده از نرم افزارهای مدیریت کارها با گوشی روش خوبی می تواند باشد.

همچنین مقاله آموزش فن بیان را به شما پیشنهاد می‌کنیم.

رواج دورکاری و اهمیت مدیریت کارهای روزانه پرسنل سازمان

با توجه به این که دور کاری در حال افزایش است و شرکتها و سازمان ها خصوصی تمایل بیشتری به این دارند که کارها را پروژه ای کار کنند چون هزینه بیمه و عیدی و… را ندارد، نرم افزاری برای مدیریت کارها توسط افرادی که با روش دورکاری با ما کار می کنند لازم است.

در کارتان هر سمتی که داشته باشید، همه قسمت های مرتبط باید در یک صفحه از نرم افزار باشند تا در جریان قرار بگیرند که در حال انجام چه کاری هستید و یا قصد انجام چه کاری را دارید یا اینکه چه کسی چه مسئولیتی دارد.

این نرم افزار به ما کمک می کند تا اگر لازم است فایلی را برای همه به اشتراک بگذاریم یا پیگیر اهدافی باشیم که چیده ایم که این قابلیت را هم به ما می دهد و یا تقسیم کارها به افراد مختلف کسب و کار که باز هم این نرم افزار این قابلیت را به ما می دهد.

نرم افزارهای مدیریت کارها و وظایف به ۲ دسته سازمانی و شخصی تقسیم می‌شوند که در این مقاله در مورد هر ۲ دسته نرم افزارهای مدیریت کارهای روزانه شخصی و سازمانی صحبت خواهیم کرد.

۱. نرم افزار wrike نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی

اولین نرم افزار wrike.com است. اگر می خواهید تیمی منظم و کاری داشته باشید این نرم افزار گزینه مناسبی برای شماست. این نرم افزار به آسانی کارها را بین افراد کسب و کارتان تقسیم می کند و قابلیت این را دارد که شما پیشرفت کار افراد را ببینید و آنها را پیگیری کنید تا به اهدافی که برایشان تعیین کرده اید برسند.

در واقع این نرم افزار تمرکز تیم را روی پروژه تعیین شده نگه می دارد و همکاری های تیمی را افزایش می دهد که متاسفانه خیلی از کسب و کارها رشد نمی کنند چون بین افراد سازمان تعامل خوبی برقرار نیست و اصلا نمی دانند چطور با هم تعامل کنند که بیشترین کارایی را داشته باشند.

این نرم افزار حتی در زمانی که افراد در سازمان شما نیستند اما کاری به آنها برای بعد از ساعت کاری سپرده شده است را انجام دهند و قابل پیگیری باشند که کار انجام شده یا خیر.

حتی قابلیت این را دارد که بعد از مدتی که با آن استفاده کردید و داخل /ان وظایف را به بقیه سپردید، گزارش بگیرید که افراد مختلف سازمانتان چقدر کارایی و سرعت عمل دارند یا حتی چه افرادی پروژه را به اتمام می رسانند و چه افرادی پروژه های نیمه زیادی دارد.

این قابلیت به شما کمک می کنند که ابتدا چه کارمندهایی را باید از سازمانتان حذف کنید چون کارایی لازم را ندارند و چه کارمندانی را نگه دارید و حتی ارتقا شغلی بدهید چون کارایی فوق العاده خوبی دارند.

در ضمن این نرم افزار به توجه به قابلیهای متفات به 4 دسته تقسیم می شود که شما با توجه به نیاز خود می توانید از آن بهره ببرید:

رایگان

حرفه ای

تجاری

بین از 5 کاربر

۲. نرم افزار مدیریت وظایف سازمانی Monday

دومین نرم افزار  Monday.com است. تفاوت این نرم افزار با نرم افزار قبلی این است که می توانید موارد ضروری که برخی اوقات در اولویت بقیه کارها قرار می گیرند را در دستور کار قرار دهید و برای همه اعلام کنید. در ضمن این نرم افزار بسیار ساده است و شما با یک کمی بالا و پایین آن می توانید با آن کار کنید یا به یک سرچ ساده می توانید نحوه کار به آن را بدست بیاورید.

شما می توانید یک برنامه رایگان 14 روزه را دریافت کنید تا از ویژگی های پیشرفته آن آگاه باشید و بعد تصمیم بگیرید تا پلن های بالاتر آن را خریداری کنید یا خیر.

با توجه به داشتن تقویم در برنامه می توانید برای هر نیرو خود وظایفی را تعریف کنید و زمان به پایان رسیدن آن را نیز تعیین کنید. در هدف گذاری اولین اصل این است که شما برای رسیدن به اهداف خود زمانی را تعیین کنید والا بعید به نظر می رسد که آن هدف به آخر برسد.

مقاله کسب درآمد از تدریس را از دست ندهید.

۳. نرم افزار Asana

سومین نرم افزار Asana.com است. این نرم افزار آنلاین قابلیت این را دارد تا با نرم افزار Trello لینک شود و همچنین قابلیتهای برنامه Timeline را نیز دارد. قابیلت دیگر این نرم افزار توان خودکار سازی است مثلا تایم های شروع کار روزانه و پایان آن را به برنامه اعلام می کنید و در زمان های تعیین شده به شما یاداوری می کند تا در هر زمان خاصی که برنامه ریزی کرده اید، کار مرتبط با آن را انجام دهید و وقتتان بیهود به هدر نروو یا اگر فراموشتان شد به شما یادآوری کند و یا اگر بیش از حد غرق کار شده اید و زمان از دستتان در می رود، زمان انجام کار بعدی را به شما یادآوری می ند.

قابلیت دیگر آن جا به جایی وظایف است. یعنی اگر شما وظیفه ای را برای یکی از نیروهای خود تعریف کرده اید و او بنا به هر دلیلی نمی تواند انرا انجام دهد شما باید به فرد دیگری بسپارید. دیگر نیازی نیست مجددا وظیفه را برای فرد جدید تعریف کنید و به جابه جایی وظیفه به فردی دیگر این کار انجام می شود و زمان شما هدر نمی رود.

از ویژگی های دیگر این برنامه این است که وقتی کاری به کسی سپرده می شود در بیشتر مواقع، تا آن کار انجام نشود، فرد دیگری در کسب و کار شما نمی تواند کار بعدی را به پیش ببرد مثلا اگر چک توسط قسمت حسابداری صادر نشود، فردی که مدیر بازرگانی است نمی تواند اجناس شرکت را خرید کند.

این نرم افزار یک قابلیت هشدار دارد که وقتی کار به نقاط آخر می رسد به فرد بعدی هشدار می دهد که کار در حال اتمام است تا خود را برای انجام کار بعدی آماده کند. مثلا همان بخش مالی یک سری مراحل را باید انجام دهید تا چک شرکت صادر شود و اگر مدیر بازرگانی بخواهد بماند تا کار بخش مالی تمام شود زمانی را از دست خواهد داد پس مدیر بازرگانی به بخش مالی اعلام می کند تا فلان چی را به فلان مبلغ آماده کنید، بخش مالی تا سندهای حسابداری را تنظیم کند و چک نوشته شود و در دفاتر و سیستم حسابداری ثبت شود و نهایتا امضای مدیر عامل را بگیرند، مدیر مالی به کاری های دیگر خود می رسد و به محض رسیدن به آخرین مرحله نرم افزار به مدیر مالی پیام هشدار می دهد که آماده دریافت چک باش.

این برنامه قابلیت این را نیز دارد که به هر فردی چقدر دسترسی تغییر بدهید. یعنی مدیر عامل می تواند به یک نیرو معمولی شرکت فقط دسترسی تیک زدن کارهایش و گزارش برنامه های خود را بدهد اما به مدیر این نیرو می تواند قابلیت این را بدهد تا اهداف را برای کارمند خود حذف یا اضافه کند ولی خود کارمند دسترسی به این کار را ندارد.

۴. نرم افزار مدیریت کارهای روزانه شخصی ToDolist

یک نرم افزار محبوب قابل نصب روی سیستم عامل اندروید Microsoft To Do List است.

در این نرم افزار می‌توانید به سادگی فهرستی از وظایف و فعالیت‌هایی که باید انجام دهید را اضافه کرده وضعیت آنها را مشخص کنید.

برخی از مزیت‌های نرم افزار Microsoft To Do List برای مدیریت فعالیت‌های شخصی :

• این نرم افزار رایگان است.
• امکان به اشتراک گذاری فعالیت‌ها برای دیگر کاربران نرم افزار وجود دارد و می‌توان به صورت گروهی وظایف و اصطلاحا Tasks را مشاهده و مدیریت کرد.
• امکان اتصال نرم افزار به ابزارهای دیگری از شرکت Microsoft وجود دارد.

آموزش پاورپوینت را از دست ندهید.

سخن آخر

در این مقاله به معرفی نرم افزار مدیریت کارهای روزانه و مدیریت وظایف شخصی و سازمانی برای انجام سریعتر کارها و همچنین مدیریت زمان پرداختیم و امیدواریم از این مقاله بهره کافی را برده باشید.