آموزش پاورپوینت مبتدی تا حرفه ای – یادگیری پاورپوینت ۲۰۱۶

مدرس دانشگاه هستید یا قصد ارائه مطلبی دارید ؟ نمی‌دانید در جلسات کاری چگونه نمودارها و جدول‌ها را به زیبایی نمایش دهید ؟ یکی از بهترین ابزارهای ساخت PDF برای ارائه مطلب و آموزش پاورپوینت است.

نرم افزار پاورپوینت این امکان را به شما می‌دهد با استفاده از جلوه و امکانات طراحی مناسب به زیبایی اسلایدهایی طراحی و از آنها برای ارائه مطلب و درس استفاده کنید.

در ادامه مقاله آموزش پاورپوینت همراه ما باشید.

فیلم آموزش پاورپوینت کاربردی در ۲۱ دقیقه

قبل از آموزش پاورپوینت پیشرفته و نکات مربوط به آن باید بدانیم که پاورپوینت چیست.

پاورپوینت چیست ؟

شرکت Microsoft که معمولا آن را با موسس مشهورش بیل گیتس می‌شناسند تولید کننده محصولات پر کاربردی در فناوری و کامپیوتر هستند؛ یکی از این محصولات مجموعه نرم افزاری با نام Office است که از برای اولین بار در سال ۱۹۹۰ وارد دنیای کامپیوتر شد.

اما نسخه ۲۰۰۳ این مجموعه نرم افزاری بود که جهشی بزرگ برای نرم افزارهای آن ثبت کرد محصولی پر کاربرد و با ابزارهای مفید که مورد استفاده مدرسین و کارکنان عموم مردم قرار گرفت و توانست شهرت زیادی بدست آورد.

بعد با بروزرسانی‌هایی مداوم در سال‌های ۲۰۰۷ و ۲۰۱۳ تا نسخه ۲۰۱۹ این مجموعه نرم افزاری هوشمندتر و پیشرفته‌تر شد و الان برنامه Word و Powerpoint و Exel از برنامه هایی هستند که در اکثر کامپیوتر ها برای فعالیت‌های مختلف نصب می‌شوند.

همانطور که در آموزش فن بیان توضیح داده شد پاورپوینت می‌تواند یک ابزار کاربردی برای ارائه بهتر باشد.

برای آموزش پاورپوینت و یادگیری این نرم افزار کاربردی از مجموعه نرم افزاری آفیس محصولی از Microsoft تولید کننده سیستم عامل ویندوز و همچنین آموزش پاورپوینت مقدماتی تا پیشرفته برای مدرسین ویدئو آموزش ساخت اسلاید کاربردی می‌تواند برای شما مفید باشد.

پاورپوینت پلتفرمی است که شرکت مایکروسافت برای ارائه در نظر گرفته است و کاربرد آن با Word که همین شرکت ساخته است متفاوت است. مواردی که بیشترین کاربرد را برای Powerpoint دارد عکس است تا متن اما متاسفانه برخی هنوز از پاورپوینت به جای ورد استفاده می کنند و محتوای متنی خود را داخل آن قرار می دهند.

اگر بخواهیم تقسیم بندی کنیم در خوش بینانه ترین حالت چایگاه متن در هر صفحه از پاورپوین یک پنجم است یعنی اگر هر صفحه از پاور را به 5 قسمت تقسیم کنیم( به هر صفحه از پاورپوینت اسلاید نیز گفته می شود) سهل متن از هر صفحه یک قسمت از پنج قسمت است.

مابقی به تصویر تعلق دارد. یعنی عکسهایی که مرتبط با موضوعی که در حال صحبت هستیم و متن هایی که در جای درست خود در هر تصویر قرار می گیرند تا زیبایی تصویر کم نشود.

متن ها هم قاعده خاص خود را دارد که اولا به صورت متن نباشد و کلید واژه باشد، یعنی دو یا سه کلمه که معنی و مفهوم اصلی موضوع را می رساند و مابقی باید از زبان خود مدرس یا فردی که در حال ارائه هست گفته شود.

در واقع پاورپوینت قرار نیست جای صحبت ما را بگیرد یا به جای کتاب یا خلاصه محتوا و یا جزوه باشد بلکه پاورپوینت فقط حکم یادآورنده و کمک دست ما را دارد و نقش اصلی را خود ارائه دهنده ایفا می کند.

برای یادگیری پاورپوینت از کجا شروع کنیم ؟

برای شروع یادگیری پاورپوینت کافیست ابتدا کمی کار با ویندوز انجام داده باشید تا با مفهومات اولیه کامپیوتر مثل Copy و Cut و ساخت پوشه و … آشنا شده باشید و همچنین ترجیحا با سخت افزارهای کامپیوتر.

مراحل یادگیری پاورپوینت از شروع به شرح زیر است :

• یادگیری و شناخت محیط برنامه و ابزارها و نحوه مدیریت آنها
• آشنایی با مفهوم اسلایدها
• مشاهده طرح های از قبل طراحی شده توسط متخصصین برای درک بهتر طراحی اسلاید در پاورپوینت
• یادگیری و بعد از آن تمرین عملی کار با ابزارهای طراحی مثل Shapes و Text Box
• توانایی اضافه کردن عکس از کامپیوتر به پاورپوینت
• اضافه کردن Transition و Animation
• خروجی گرفتن با PDF

به نظر من در جواب سوال برای یادگیری پاورپوینت از کجا شروع کنیم بهتر است ابتدا طرح‌های طراحی شده با پاورپوینت را به خوبی ببینید تا با انواع سلیقه‌ها و مدل‌های طراحی آشنا شوید.

آموزش پاورپوینت برای مبتدیان (مقدماتی)

ابتدا لازم است که با اصطلاحات و مفهومات زیر آشنا باشید :

• Slide : به هر صفحه مشخص در پاورپوینت که مانند ورق صفحه عمل می‌کند و معمولا در ستون سمت چپ نرم افزار پاورپوینت قابل مدیریت است اسلاید گفته می‌شود.
• Export : این عبارت در نرم افزارها معمولا به معنای خروجی گرفتن است برای مثال زمانی که در پاورپوینت روی این گزینه کلیک کنیم می‌توانید از اسلایدهایی که ساخته‌ایم یک خروجی PDF بگیریم تا بتوانیم از قابلیت‌هایی که فایل‌های PDF در اختیار ما می‌گذارند استفاده کنیم.
• Slideshow : این حالت برای شروع نمایش اسلاید به حالت تمام صفحه است که با کلیدهای جهت صفحه کلید می‌توان به اسلاید بعدی یا قبلی رفت.

برای استفاده از نرم افزار پاورپوینت می‌توانید در سایت مرجع آن با جیمیل یا یاهو ثبت نام کنید.

چرا داشتن Powerpoint در ارائه مهم است؟

چندین دلیل وجود دارد که چرا پاورپوینت در ارائه لازم است.

دلیل اصلی مربوط به یادگیری است. قبلا بر این باور بودند که انسانها به از نظر عملکرد مغز به افراد با نیم کره راست و نیم کره چپ تقسیم می شوند اما کمتر از 10 سال گذشته متوجه این موضوع شدند که افراد چپ مغز و راست مغز وجود ندارد و مغز ما انسانها با دو نیم کره کار میکند.

اگر نمی توانید آن را به سادگی توضیح دهید، به اندازه کافی آن را درک نمی کنید.

Albert Einstein

جای تعجب این پژوهش این است که افراد وقتی هر دو نیم کره کار می کنند عملکرد بهتری دارند و یادگیری آنها چندین برابر خواهد شد. خب یکی از نیم کره ها راست مختص احساسات و رنگ و زیبایی است و نیم کره دیگر که چپ است مختص تحلیل و منطق است.

وقتی فردی در حال بیان مطلبی است مثل یک استاد دانشگاه یا یک معلم، تحلیل کردن محتوا و داده هایی که ارائه می دهد مختص نیم کره چپ است اما برای به کارگیری نیم کره راست اقدامات زیادی انجام نمی شود تا دو نیم کره درگیر شوند و یادگیری افزایش بیابد.

مثلا احساسات افراد از طریق شوخی درگیر نمی شود و غالبا برای اینکه فرصت برای اتمام سرفصلهای هر درس توسط استاد کم است نهایتا فقط می توانند به ارائه محتوا بپردازند یا به کارگیری عکس و تصویر هم باعث درگیر شدن بیشتر دو نیم کره می شود.

پس ساخت پاور همراه با تصاویر و متن های حداقلی توسط اساتید و افرادی که ارائه می دهند به یادگیری چندبرابری کمک می کند.

یادگیری پاورپوینت چقدر طول می‌کشد ؟

برنامه‌های کاربردی مجموعه نرم افزاری office از شرکت Microsoft معمولا از یک ساختار هستند و امکانات مشابه زیادی دارند.

در نتیجه اگر با یکی از آنها را بلد باشید مابقی نرم افزارهای مجموعه را می‌توانید به سادگی یاد بگیرید.

اما اگر برای قصد دارید یادگیری پاورپوینت را شروع کنید نگران مدت زمان یادگیری آن نباشید چون کافیست فقط بخشی از زمان اوقات فراغت یا استراحت خود را به آن اختصاص دهید.

نرم افزارهای اکسل و پاورپوینت و ورد به دلیل سادگی و زیبایی طراحی رابط کاربری و تجربه کاربری به راحتی و در زمان کم قابل یادگیری هستند.

اما خب حرفه ای شدن در پاورپوینت و طراحی اسلایدهای شیک شاید کمی نیاز به زمان داشته باشد.

سخت مورد نیاز اجرای پاورپوینت

این نرم افزار اداری نیازی به کامپیوتر با مشخصات قدرتمند ندارد و با یک کامپیوتر اداری معمولی مانند مینی کیس hp 8300 به راحتی شما می‌توانید این نرم افزار را اجرا کنید.

همچنین اگر نگران کند بودن نرم افزار هنگام اجرا هستید از نسخه‌های قدیمی‌تر آن مانند ۲۰۱۰ استفاده کنید.

پاورپوینت چه کمکی به فرد ارائه دهنده و کنفرانس شما می کند؟

همان طور که گفته شد افراد زیادی هستند که از پاورپوینت به جای ورد استفاده می کنند که برای ارائه مطلب و کنفرانس به کار ببرند اما می بینیم که به جای کاربرد اصلی خود پاورپوینت که استفاده هر چه بیشتر از عکس و رنگ است، بیشتر به سمت متن رفته و فقط متن را تایپ می کنند.

داشتن متن و خواندن از روی آن نه تنها تسلط شما را نمی رساند بلکه ارائه شما را مصنوعی می کند. انگار که فقط در حال خواندن از روی کتاب هستید و خودتان هیچ مهارتی در ارائه و یا مطلبی که ارائه می دهید ندارید. انگار متن را کسی برای شما آماده کرده است.

وقتی برای هر موضوع مهمی در پاورپوینت فقط سه کلمه اصلی را نوشته باشید، وقتی به آن کلمه نگاه می کنید مابقی متن را خودتان به زبان خودتان می گویید و این باعث می شود صحبت شما از حالت کتابی بودن بیرون بیایید و ارائه خودتان باشد.

با این وجود تسلط شما کامل مشخص می شود و کسی به شما گمان بد نمی زند که مطلب را کسی برای شما آماده کرده است.

مورد بعد کمک به کم شدن استرس است. وقتی افراد برای ارائه و سخنرانی در موقعیت های متفاوت قرار می گیرد دچار استرس می شوند. حتی افرادی هم کار آنها فقط ارائه و سخنرانی هست هم در موقعیت های متفاوت دچار استرس می شوند. مثلا اگر فردی خاص در جمع حاضر شود استرس به آنها وارد می شود که نکند جلو این فرد مهم خرابکاری کنم و یا تپق بزنم.

یکی دیگر از مواردی که استرس زا است ترس از فراموشی محتوا و عدم توانایی برای رساندن محتواست. اگر بعد از اینکه از روی متن خواندید و فردی پرسید ببخشید متوجه نشدم و بیشتر توضیح دهید یا بگوید کمی گنگ است، اینجا احتمال اینکه شما استرس بگیرید و جواب مناسبی ندهید بسیار زیاد است چون فقط به متن متکی شده اید.

از طرفی وقتی استرس شما را می گیرد دچار سفیدی مغز می شوید. در این حالت مطالب کامل از یاد شما خواهد رفت اما اگر مدل درست پاور را کار کنید، شما در ارائه متکی به متن نیستید و کافی است کلید واژه ها و کلمات اصلی را ببینید و مابقی را از ربان خودتان و درک کامل بیان می کنید. در این حالت مغز خیلی کمتر دچار سفیدی می شود.

و از طرفی چون شما با درک و فکر در حال ارائه دادن هستید، اگر فردی از شما درخواست کرد که بیشتر توضیح دهید راحت از پس کار بر می آیید.

و مورد آخر کمک به بداهه حرف زدن شما در ارائه ها و حتی صحبتهای عادی در آینده است. بداهه حرف زدن یعنی اگر فردی از ما سوالی پرسید یا متلک یا تکه ای انداخت ما بی درنگ به او جواب بدهیم. این یک مهارت کلامی است که با تمرین و تکرار می توانید به آن دست پیدا کنید.

یکی از راه های تقویت بداهه گویی این است که یک کلمه یا یک اشیا را در نظر بگیرید مثلا خودکار و سعی کنید در مورد آن یک دقیقه بدون تپق حرف بزنید البته باید حواستان باشد که نباید با ریتم معمولی که حرف میزنید این کار را انجام دهید چون مغز تلاش اضافه ای انجام نخواهد داد تا رشد کند.

با تند تر حرف زدن یک چالش جدید برای مغز خود تعریف کرده اید که مغز مجبور شود کلمات را زدوتر به یاد بیاورد. بعد از مدتی این کار باعث می شود مغز شما واکنش سریعتری نشان بدهد و زودتر جوابها را برای شما آماده کند تا شما هم به فرد مقابل تحویل دهید.

اما درست کردن پاورپوینت چطور به بداهه گویی ما کمک می کند؟ وقتی شما به جای جمله نویسی به دو یا سه کلمه بسنده می کنید و بیشتر نمی نویسید، مغز مجبور می شود تا مابقی توضیحات را با تحلیل به شما تحویل دهد و دقیقا همان تمرین بداهه گویی است که برای شما توضیح داده شد.

بعد از مدتی شما هم استدلال های خوبی برای صحبتها خود دارید، هم میتوانید در مورد یک موضوع چندین دقیقه صحبت کنید و هر بار به میزان توضیح دادن شما اضافه خواهد شد و هم اگر فردی سوالی از شما پرسید مغز شما پوروش یافته تا بلافاصله جوابی را برای شما آماده کند.

البته دقت کنید شاید اوایل کار به آن شکلی که شما مد نظرتان است بداهه گوی قوی و خوبی نباشید اما به شما این قول را می دهم که هرچه بیشتر تمرین کنید این مهرات در شما قوی تر می شود و شما فرد بداهه گوی خوبی خواهید شد.

پاورپوینت چگونه به مخاطبان کمک می کند؟

برای یادگیری پاورپوینت و آموزش پاورپوینت برای ساخت اسلاید مفید برای تدریس اساتید دانشگاه ویدئو آموزش Powerpoint را در ابتدای این مطلب مشاهده بفرمایید.

وقتی شما از Powerpoint استفاده می کنید و عکس هایی با رنگهای مختلف داخل آن قرار می دهید باعث می شود تا کمتر حواس مخاطب شما به دیگر موارد پرت شود و تمرکز بیشتری به صحبتها و مطالب شما خواهد داشت پس اولین مورد را می توان به صورت خلاصه کمک به تمرکز بیشتر مخاطب در نظر گرفت.

دومین مورد کمک به یادآوری مجدد مطالب است. احتمالا برای شما پیش آمده است که بخواهید مطلبی را که قبلا شنیده اید یا جایی نوشته اید را به خاطر بیاورید اما هرچه تلاش می کید محتوا کامل به یاد شما نمی آید. همان طور که گفته شد وقتی شما از پاور استفاده میکنید دو نیم کره به صورت همزمان عمل می کنند و یادگیری افزایش قابل توجهه خواهد داشت و جالب است بدانید مغز ما تصاویر را بیشتر از متن به خاطر می سپارد.

هر چقدر تصویری که انتخاب می کنید به محتوا شما مرتبط تر باشد احتمال به یاد ماندن توسط مخاطب شما بیشتر خواهد بود. شما تمام تلاش خود را می کنید که فردی که محتوای شما را گوش می دهد بتواند در زندگی خود استفاده کند ولی اگر در زمانی که لازم دارد محتوا را به یاد نیاورد عملا انگار که چیزی را یاد نگرفته است.

سخن آخر

از آموزش پاورپوینت نکته مهم ابتدا یادگیری ابزارهای این نرم افزار کاربردی از مجموعه Office و دوم در نظر گرفتن نوع مخاطبانی است که قرار است با اسلایدها آموزش ببینند.